Préparation de livraison : Tout ce que vous devez savoir

L’une des tâches les plus cruciales au sein d’une entreprise de vente avec livraison à domicile ou d’e-commerce est la préparation de livraison. Elle est d’autant plus importante que lorsqu’elle n’est pas bien réalisée, elle peut causer de sérieux dommages.

Ainsi, beaucoup d’entreprises se soucient de cette procédure et cherchent donc le moyen de mettre en place un système efficace pour assurer son fonctionnement optimal. Vous trouverez dans cet article tout ce que vous devez savoir sur la préparation de livraison.

La préparation d’une commande, c’est quoi ?

Encore appelée picking en anglais, il s’agit d’un travail logistique. C’est une opération qui a en amont une commande faite par un client. Suite à cela, la préparation de livraison consistera à sortir les produits commandés d’un espace de stockage. Il faudra, pour finir, les rassembler et les conditionner.

C’est l’un des pôles de dépenses les plus élevés dans les entreprises d’où l’importance de l’optimiser avec des outils de préparation de commande adéquats. Toute la procédure est à la charge d’un préparateur de commande et elle compte concrètement quatre étapes.

Ces différentes phases de la préparation de livraison se présentent comme suit :

• Le prélèvement qui consiste à extraire des articles de leur zone d’emmagasinement après la commande d’un client, cette dernière ayant généré au préalable un ordre de préparation ou un bon de préparation de commande ;
• Le tri qui consiste à repérer et à regrouper les composantes de la commande afin d’organiser le paquet à envoyer ;
• L’emballage qui, comme vous le comprenez, revient à mettre en condition de transport et de livraison le paquet ;
• Le contrôle avant expédition où le préparateur de commande vérifie le poids du colis et scanne son étiquette pour assurer sa traçabilité.

À première vue, la préparation de livraison semble simple, mais ce n’est absolument pas le cas. En effet, beaucoup d’erreurs peuvent subvenir si cette procédure n’est pas bien mise en place et bien huilée. La conséquence, c’est que l’entreprise fera énormément de pertes.

La préparation de livraison : comment faire pour éviter les erreurs

Un système bien organisé et bien coordonné est ce qu’il faut pour se prémunir des écarts lors de la préparation de livraison.

L’organisation idéale

Une bonne organisation passe par le respect scrupuleux d’un certain nombre de procédés.

• Assurez-vous de maîtriser parfaitement vos stocks. Vous devez continuellement avoir connaissance des quantités dont vous disposez et être en mesure d’anticiper en fonction de vos prévisions de ventes ;
• Organisez vos zones de stockage en fonction de vos ventes. Faites en sorte que les produits le plus demandés soient les plus accessibles ;
• Établissez vos propres processus de commande. Ces derniers doivent être clairement définis, et portés à la connaissance de tous les intervenants dans l’entreprise. Cela évitera les incompréhensions et rendra la collaboration plus aisée. Par ailleurs, l’insertion de nouveaux collaborateurs s’en trouvera facilitée ;
• Évitez de vouloir aller trop vite lorsque vous avez une commande en livraison. Prenez le temps de bien planifier le conditionnement de la commande. Par ailleurs, soyez également prudent lorsque vous donnez une date de livraison au client. Vous vous épargnerez ainsi énormément d’erreurs causées par la précipitation.

Employez la bonne méthode de préparation de livraison

Le but recherché ici est d’une part, un gain de temps durant le processus, et d’autre part, d’éviter d’épuiser vos employés. Pour cela, vous devrez user de méthodes réduisant au maximum les déplacements du personnel et qui rendent aisée la manutention.

Ainsi, en ce qui concerne les déplacements du préparateur à travers les zones de stockage, vous pouvez utiliser des méthodes comme :

• Le prélèvement en fonction de l’ordre d’arrivée des commandes ;
• Le prélèvement en fonction des références des commandes ;
• Le prélèvement par emplacement de stockage.

Lorsqu’une commande est disponible en stock, pour faire le choix d’un article, deux méthodes sont utilisables :

• L’option FIFO (First In First Out) : Premier Rentré, Premier Sorti ;
• L’option FEFO (First Expired First Out) : Premier Périmé, Premier Sorti.

Dans le cadre de la préparation de livraison, diverses méthodes sont également disponibles :

• Le pick and pack qui consiste à intégrer chacun des articles d’une commande directement dans le colis ;
• Le pick then pack qui consiste à préparer tous les articles de la commande avant de les mettre dans le colis ;
• Le pick to belt qui est utilisé pour les commandes nombreuses. On utilise un convoyeur pour amener l’ensemble des articles vers la zone de tri.

Ce sont donc là les diverses méthodes qui permettent de faciliter la préparation des commandes tout en évitant les erreurs. L’essentiel est de savoir laquelle choisir en fonction de votre entreprise et des commandes.

Utilisez les modes de guidage adéquats

Dans son processus de picking, le préparateur peut se faire aider par les modes de guidage tels que :

• La liste d’étiquettes ;
• Le terminal radio ;
• Le terminal numérique mobile ;
• Le chariot préparateur de commande ;
• Le pick by light.

Optez pour le bon logiciel

La gestion que vous faites de vos stocks est naturelle liée à vos logiciels de comptabilité. Pour assurer la fluidité de cette liaison, il vous faut un progiciel. Ce dernier est d’ailleurs nécessaire en situation de stratégie de distribution omnicanale. Cliquez ici pour en savoir plus.

Quelques avantages liés au recours à ces progiciels sont entre autres :

• Le suivi des marchandises, les entrées et les sorties ;
• La création d’un stock d’alerte pour se prémunir des ruptures ;
• L’établissement des fiches de produits et des codes-barres.

Somme toute, la gestion du pôle de préparation de commande est délicate, voire même vitale pour toute entreprise. La préparation de livraison doit donc être un processus suivi et régi par un ensemble de procédés clairement défini afin d’éviter au maximum les erreurs.