Infographie : Les différences entre les États-Unis et l’Europe dans la gestion des notes de frais

La gestion des notes de frais n’est pas identique en Europe et aux États-Unis. Ces éléments sont donc intéressants à comparer pour trouver des solutions utilisées chez nos voisins américains. En effet, il est toujours utile de s’inspirer du fonctionnement des entreprises étrangères afin de progresser dans la gestion courante de son entreprise. Il faut savoir que les notes de frais représentent les sommes remboursées par l’entreprise à des salariés qui réalisent des dépenses dans le cadre professionnel.

Alors, quelles sont les différences de gestion entre l’Europe et les États-Unis ?

La fraude aux notes de frais : des montants différents

Dans un premier temps, une donnée est assez frappante. Il s’agit de la fraude réalisée par les entreprises ou les salariés suite à la gestion des notes de frais. Outre-Atlantique, la fraude aux notes de frais atteint 100 à 499 euros par salarié et par an. Le montant est déjà relativement important, mais il est beaucoup plus fort en Europe.

En effet, ce montant est de 700 euros par salarié et par an en Europe. Cet écart peut s’expliquer en partie par les différences de sanction. Aux États-Unis, les sanctions doivent certainement se montrer plus contraignantes pour les entreprises qui contrôlent alors en interne plus efficacement les notes de frais réalisées par leurs salariés. Cependant, les contrôles sont aussi présents en Europe, mais ils ne sont certainement pas assez fréquents dans chaque pays pour augmenter le contrôle des entreprises.

L’utilisation d’une solution dématérialisée pour la gestion des notes de frais

Cette donnée démontre aussi des différences majeures entre les deux parties. Effectivement, en Europe, la voie dématérialisée, c’est-à-dire, la solution numérique pour la gestion courante des notes de frais est utilisée dans 40 % des entreprises. Et 81 % des éléments justificatifs se trouvent encore sous une forme papier.

Aux États-Unis, la progression est plus importante. En effet, 84 % des cas utilisent aujourd’hui une solution dématérialisée et 62 % des reçus demeurent sous format papier. La fraude est largement réduite lorsque l’utilisation d’un logiciel est réalisée dans l’entreprise. Avec une telle solution, l’ensemble des justificatifs se transmettent et se conservent sous un format numérique. Le papier devient inexistant. La fraude est donc largement réduite. De plus, les supérieurs hiérarchiques peuvent avoir un œil beaucoup plus éclairé et efficace sur toute la procédure de gestion des notes de frais. Une vision complète pour surveiller plus efficacement les fraudes.

Il faut savoir que des applications mobiles permettent aux salariés d’enregistrer rapidement leurs éléments justificatifs (tickets de restaurant, parking). De cette façon, la numérisation est rapide et efficace. La gestion quotidienne des notes de frais devient alors beaucoup moins contraignante et beaucoup plus sécurisée.

Les avantages de l’utilisation d’un logiciel de gestion des notes de frais

Dans un premier temps, il faut noter que l’utilisation d’une application permet à l’entreprise de gagner du temps.

En effet, toutes les étapes essentielles prennent moins de temps lorsqu’elles sont réalisées via un logiciel. Les salariés peuvent prendre en photo leurs justificatifs directement avec leur smartphone. De cette façon, ils n’ont plus à réaliser de photocopie. Toutes les informations peuvent alors rapidement être transmises au supérieur pour obtenir sa validation.

Ensuite, le supérieur transmet directement ces montants au service comptable. Le remboursement peut alors être lancé rapidement une fois la validation faite. Les différents acteurs communiquent alors de manière plus rapide. Les précisions sur les chiffres entre les États-Unis et l’Europe sont à retrouver via decision-achats.fr.

Enfin, l’utilisation de ce support numérique permet au chef d’entreprise d’avoir une vision efficace des dépenses consacrées aux notes de frais. En définitive, la gestion des notes de frais devient plus efficace à toutes les étapes.