Logiciel de dématérialisation des factures : un allié pour la productivité
Le logiciel de dématérialisation des factures se positionne de plus en plus comme un outil indispensable dans toute entreprise. Il se substitue facilement à la traditionnelle habitude de la facture papier et cela n’est pas sans raisons.
En effet, la numérisation manuelle des données ainsi que l’exécution des opérations de facturation par un tiers sont significativement chronophages pour l’entreprise pour ne mentionner que cet inconvénient.
Un logiciel de dématérialisation des factures permet de se départir de cette tâche contraignante, permettant ainsi d’employer le temps dégagé pour des activités plus rentables pour l’entreprise.
Qu’est-ce qu’un logiciel de dématérialisation des factures
Un logiciel de dématérialisation des factures est un logiciel qui permet le traitement numérique des opérations de facturation. Il prend en compte aussi bien l’établissement des factures que les opérations connexes.
C’est une option qui apporte des solutions à la méthode traditionnelle de gestion de la facturation. En effet, cette dernière présente tellement d’inconvénients dans sa mise en œuvre qu’elle en est presque stigmatisée dans la psyché des financiers.
Présentation du concept
Présenter le concept de la facture dématérialisée reviendrait à présenter le but de la dématérialisation dans son ensemble. En effet, dans un monde où tout tend vers la numérisation des données, il n’est pas étonnant que le domaine de la facturation en fasse autant.
De façon spécifique, au nombre des divers avantages qu’apporte la dématérialisation se trouve le gain de temps grâce à l’automatisation des tâches, la réduction des marges d’erreur, la baisse du risque de fraudes, etc.
Le logiciel de dématérialisation des factures est donc cet outil numérique qui permet de passer du support traditionnel des factures à une version numérisée. Il permet de faire entrer dans une base de données numérique, les informations existant sur papier, outrepassant ainsi la partie contraignante et chronophage de la saisie manuelle des informations et le fameux risque d’erreurs omniprésent.
Utilité
La facture dématérialisée n’est pas automatiquement une facture électronique. Il est important de faire ce rappel car pour qu’il y ait dématérialisation, il faut déjà qu’un support matériel existe. C’est là que se trouve toute la portée du concept du logiciel de dématérialisation.
En effet, la dématérialisation d’une facture consiste à la base à la scanner pour l’avoir sous format numérique.
Pourquoi donc un logiciel spécifique s’avère-t-il nécessaire ? Parce qu’avec les outils de base, la dématérialisation des factures se limiterait à une simple sauvegarde de données numérisées.
Or, le logiciel de dématérialisation, bien au-delà de la simple sauvegarde, a la capacité de reconnaître les éléments présents sur le support numérisé, de sorte à ce qu’ils puissent être décortiqués, analysés puis pris en compte automatiquement dans la comptabilité de votre entreprise.
En d’autres termes, le logiciel détecte automatiquement les factures fournisseurs et intègre leur contenu dans l’ERP. Découvrez plus d’informations sur la dématérialisation ici.
L’impact sur la productivité
Le gain de temps
Grâce à cette prise en compte spontanée des informations figurant sur le support numérisé, l’entreprise parvient à réaliser une énorme économie de temps.
Il n’est plus un secret que l’intégration manuelle des données de facturation dans un logiciel de comptabilité est une tâche chronophage. C’est donc l’une des raisons pour lesquelles un logiciel de dématérialisation des factures est un grand allié pour la comptabilité.
Une comptabilité plus fiable
Inscrire manuellement des données dans un logiciel comptable comporte un risque d’erreurs relativement élevé. Les facteurs liés à ce risque sont aléatoires et difficiles à contenir. On peut citer :
- Le stress ;
- La fatigue ;
- Une mauvaise vue ;
- Un moment d’inattention ;
- Une frappe erronée ;
Grâce au processus de dématérialisation, la certitude existe que les données présentes sur la facture papier sont exactement celles prises en compte dans la comptabilité numérique.
De même le traitement de ces données étant régi par des algorithmes prédéfinis, le logiciel de dématérialisation comporte donc tous les avantages qu’apporte un logiciel traditionnel de comptabilité.
Quel est le coût de traitement d’une facture fournisseur ?
Le coût de traitement d’une facture fournisseur varie généralement entre 14 et 20 euros, en fonction des étapes impliquées, telles que la saisie, la validation et la gestion des litiges. Pour une entreprise recevant 50 000 factures par an, cela peut représenter un coût global d’environ 900 000 euros.
Plusieurs facteurs, tels que la taille de l’entreprise et le volume de factures, influencent ce coût. La dématérialisation des factures, qui deviendra obligatoire en 2026 pour les entreprises assujetties à la TVA en France, offre une solution prometteuse pour réduire ces coûts, améliorer la productivité et simplifier les processus de gestion.
Des avantages financiers
Le concept de dématérialisation des factures s’étendant jusqu’à la mise en place de factures électroniques, un avantage concret de cette option est lié au volet financier.
En effet, avec une facture électronique, la majeure partie des charges liées à la réalisation de factures en papier est supprimée. Les coûts du support ainsi que les charges de livraison sont annulés. Le temps gagné peut être également reconverti en ressources financières.
Le logiciel de dématérialisation des factures est donc un outil indispensable pour une entreprise qui se veut dynamique et compétitive en cette ère de la numérisation des données.
