Remboursement des frais de déplacement en entreprise, comment ça marche ?

Dans l’exercice d’une activité professionnelle, il est fréquent d’engager des frais de déplacement. Ces dépenses peuvent être remboursées par l’employeur sous certaines conditions ? Quelles sont-elles ? Cet article fait le tour du sujet.

Les frais de déplacement c’est quoi ?

Ce sont des dépenses faites par un employé, à des fins professionnelles, pour assurer son déplacement. Est considéré comme déplacement, une absence au domicile et au lieu de travail habituel. Il est professionnel ou fait dans le compte d’une entreprise, uniquement quand l’objet n’est pas ou est peu lié à la vie privée de l’employé. Sont considérés comme frais de déplacement :

• Les frais de transport ;
• Les frais d’hébergement ;
• Les dépenses liées au repas ;
• Les frais liés à la participation à des séminaires.

Des frais de déplacement remboursés, mais lesquels ?

L’employé est généralement remboursé lorsqu’il engage des frais de déplacement dans l’exercice de la mission qui lui est confiée par son entreprise.

Les frais pour un voyage d’affaires

Les frais de déplacement liés à un voyage d’affaires pour l’entreprise peuvent être remboursés par cette dernière. Il s’agit par exemple des frais :

• Des billets de train ;
• De la location de véhicules ;
• Des billets d’avion ;
• Des hôtels.

Pendant son voyage, l’employé devra garder minutieusement les justificatifs originaux de ces dépenses. Ce sont ces justificatifs qui lui permettront de remplir les notes de frais afin d’obtenir un remboursement.

Les frais du trajet domicile – bureau

Il est obligatoire pour l’entreprise de prendre en charge les frais de transport public de ses employés lorsque ceux-ci sont en mission. Le prix des titres de transport du lieu d’habitation au lieu de travail doit en effet être remboursé lorsqu’il s’agit d’un abonnement. Sont concernés, les moyens de transport comme le train, le vélo public en libre-service, le métro ou encore le bus.

Acheté individuellement, le prix du titre n’est pas remboursable. Le Code du travail dans l’article L3261 stipule que ces frais de transport doivent être rétrocédés à hauteur de 50% du prix de chaque abonnement, en considérant le trajet le plus court entre la résidence et le lieu de travail.

Les frais de stationnement

L’employeur supporte parfois les frais de stationnement de son salarié. L’employé peut en effet, dans le cadre de son travail, garer son véhicule personnel sur un parking payant. Il doit par contre apporter la preuve d’absence d’un parking gratuit sur les lieux avant d’être éligible au remboursement de cette dépense. Ces frais peuvent par ailleurs faire l’objet d’exonération de cotisations sociales.

Selon leurs valeurs réelles, certains autres frais comme les frais d’entretien de véhicule, de prime d’assurance ou encore de péage peuvent être remboursés par l’entreprise.

Le barème des indemnités kilométriques

Les indemnités kilométriques sont évoquées lorsqu’un employé utilise son véhicule personnel pour un déplacement lié à son travail. Le salarié peut recevoir des indemnités dans les cas suivants :

• Il utilise un véhicule appartenant à la société, mais dont il assure intégralement la maintenance ;
• Il doit se déplacer avec un véhicule loué à ses frais ;
• Le véhicule utilisé est à lui ou un membre de son foyer fiscal.

L’URSSAF établit chaque année le barème pour le remboursement de ces frais de déplacement. Ledit barème prend en compte le carburant, l’entretien, l’usure des pneus ou encore l’assurance du véhicule. Le montant est déterminé en tenant compte de la puissance fiscale du véhicule, du type et enfin du nombre de kilomètres fait par le collaborateur ou le dirigeant.

Le barème exclut les frais tels que le péage ou encore le parking, qui sont indemnisés à leur valeur réelle sur la base d’une note de frais séparée.

Les conditions pour bénéficier des frais kilométriques

En définitive, pour bénéficier des indemnités liées aux frais de déplacement, il faut posséder les originaux des justificatifs. C’est également le cas lorsqu’il s’agit des frais kilométriques. Il faut en plus dans ce dernier cas que ces documents portent la date et la cause du déplacement, les villes de départ et d’arrivée ainsi que le kilométrage.